Juego Lean Office

Lean Office

Podemos afirmar que la esencia de la mejora continua Lean Office es la erradicación del ‘muda’. Por este motivo, en toda organización, además de los procesos productivos, existe un buen número de procesos de negocio que también están plagados de ineficiencias. Todos ellos, pueden ser objeto de mejora.

Los procesos administrativos a diferencia de los productivos trabajan en la elaboración y tratamiento de un producto intangible: la información. Es por ello que, cuando hablamos de generar valor en un proceso administrativo siempre nos referimos a estas operaciones que transforman la información. Para alcanzar este objetivo es necesario aportar datos de calidad que permiten avanzar aguas abajo en el proceso. En este mismo sentido, la ineficiencia en oficinas también está íntimamente relacionada con la gestión de la información.

Actualmente, las organizaciones deben afrontar el reto de gestionar una gran cantidad de información de manera ágil con el objetivo final de satisfacer al cliente.

Metodología Lean Office

1- Identificar las actividades de no valor (muda). Observación de las operaciones que se llevan a cabo en el proceso e identificación de aquellas que aportan valor al cliente.

2- Identificar el flujo de valor. Representar el mapa del flujo de valor del proceso (Value Stream Map).

3- Crear flujo. Eliminar ineficiencias y reducir las interrupciones en el flujo para conseguir que la información fluya por el proceso. Aplicar las 5S, OPF, Kanban, ECRS…

4- Sincronizar operaciones. Sincronizar todas las operaciones que existen en el proceso equilibrando las cargas entre puestos de trabajo y estableciendo reglas de transferencia de información entre los puestos.

5- Trabajar de acuerdo a la demanda del cliente. Transformar el proceso que trabaja de acuerdo a un modelo ‘push’ en un proceso que atiende a la demanda del cliente de acuerdo a un modelo ‘pull’.

Descripción Juego Lean Office

El personal de oficinas se organiza tradicionalmente por departamentos especializados en ciertas funciones. Debido a la poca visibilidad que tenemos del proceso como consecuencia de esta organización, muchas veces resulta difícil mejorar.

Este juego muestra los pasos a seguir para conseguir esta visibilidad necesaria para optimizar
los procesos de gestión. El uso de técnicas como el VSM en su versión office, 5S, estandarización y simplificación de las operaciones (ECRS), creación de flujo e incluso trabajo en ‘pull’ nos ayudarán a optimizar el proceso de esta simulación.

Al finalizar la sesión los participantes serán capaces de comprender la aplicación sistemática de las metodologías ‘lean’ en un entorno de oficinas. Para ello dispondrán de una hoja de ruta para la implantación.